Page 33 - Buku Praktis Keprotokolan

Buku Praktis Keprotokolan 33
Tata Pembuatan Undangan

Dalam pembuatan undangan, terdapat
beberapa hal yang harus diperhatikan agar
sesuai dengan tata naskah, tata krama resmi
dan dapat diterima secara tepat oleh para
tamu undangan, berikut beberapa hal
penting dalam pembuatan undangan ;
Identitas pengirim, cantumkan nama,
jabatan serta instansi pengirim secara
jelas di bagian atas atau akhir undangan,
jika undangan resmi dikeluarkan oleh
institusi, biasanya ada kop surat resmi di
bagian atas.
Identitas tamu undangan, nama tamu
undangan ditulis lengkap dengan gelar
dan jabatan yang benar, pastikan tidak
ada kesalahan penulisan yang dapat
menimbulkan ketidaknyamanan.
Tujuan undangan, jelaskan secara
singkat dan padat maksud dan tujuan
dari acara yang diselenggarakan.
Waktu dan tempat acara, cantumkan waktu (tanggal, hari dan jam) serta tempat acara secara lengkap dan jelas, jika
diperlukan berikan keterangan tambahan mengenai lokasi acara
Kedudukan tamu dalam acara, jelaskan posisi atau peran tamu undangan dalam acara tersebut, misalnya sebagai tamu
kehormatan, pembicara atau peserta, hal ini untuk mempersiapkan perlakuan keprotokolan yang tepat pada saat acara
berlangsung
Pakaian yang dikenakan, sertakan keterangan mengenai pakaian yang harus dikenakan, terutama untuk acara resmi
Susunan acara, jika undangan bersifat lebih formal, sertakan susunan acara secara singkat, hal ini dapat memberikan
gambaran kepada tamu mengenai alur acara
RSPV (Konfirmasi Kehadiran), Sediakan kontak yang jelas untuk konfirmasi kehadiran (RSVP). Ini membantu dalam
pengaturan tempat duduk, penyambutan, dan kebutuhan khusus lainnya selama acara.
Bahasa yang Digunakan, Gunakan bahasa yang formal dan baku. Pilih kata-kata yang sopan dan menghormati
kedudukan tamu undangan, terutama untuk pejabat atau tokoh penting.
Stempel dan Tanda Tangan, Jika undangan dikeluarkan oleh instansi resmi, pastikan ada tanda tangan atau stempel
sebagai pengesahan.
Distribusi Undangan, Pastikan undangan dikirimkan dengan cukup waktu sebelumnya, idealnya beberapa minggu
sebelum acara, agar tamu bisa mempersiapkan diri.

Biro Administrasi Pimpinan Setda Prov. Kaltim